La implementación del teletrabajo en el 2020 generó cambios en el entorno laboral, donde la adaptación se volvió crucial y la gestión que realizó Recursos Humanos para reducir el impacto y trabajar en función de los propios colaboradores es algo que se tiene que reconocer.
Es así que a continuación, les contamos el testimonio y aprendizaje del Focal Point de Talent Adquisition de una empresa multinacional del sector petrolero que tiene operaciones en el Ecuador hace ya varios años. Aquí su representante de Talento Humano nos cuenta su experiencia y cuáles fueron los retos en la implementación del teletrabajo en su organización.
¿Cómo implementaron su plan de virtualización del trabajo?
Al tercer mes de confinamiento, una vez analizado el problema y conociendo más de la magnitud de la pandemia de Covid-19, se tomó la decisión de que el teletrabajo se vuelva permanente para la organización. Esta decisión se tomó, independientemente de que la pandemia termine en el corto o mediano plazo.
El plan se enfocó en asegurar el bienestar de sus empleados y en dotarlos de todos los implementos que necesitaban para poder realizar su trabajo de forma remota. Esto implicó identificar qué equipos debe tener cada empleado en su domicilio, la habilitación de los sistemas tecnológicos con los que cuentan para poder realizar un trabajo remoto. Y a su vez, entregar todos los equipos ergonómicos necesarios.
Adicionalmente en la parte legal, fue necesaria la coordinación del área para poder realizar las modificaciones correspondientes en adendums al contrato de trabajo y la actualización en sistemas gubernamentales obligatorios como en el Ministerio de Trabajo.
¿Cuál fue el rol de Recursos Humanos en esta transición?
En la organización ya conocían el término Home Office debido a que se encontraban implementando un plan piloto de teletrabajo voluntario antes de que inicie la pandemia. Este programa estaba liderado por el área de Recursos Humanos y respaldado por la evaluación de los jefes de cada área, para validar si las funciones de cada uno de los colaboradores se podían realizar o no de forma remota.
Este plan tenía como objetivo optimizar gastos para la compañía y posteriormente acompañarlo con un proyecto de co-working entre las diferentes áreas de la organización. Sin embargo, se volvió todo un reto ya que se tuvo que ir adaptando sobre la marcha por la urgencia que implicó la pandemia este año.
El acompañamiento a los líderes de cada área, el poder brindarles nuevas estrategias para liderar a sus equipos de trabajo y cumplir con los objetivos. Es algo que se sumó a este nuevo reto en la nueva realidad del entorno laboral.
¿Cuáles fueron las reacciones de sus colaboradores ante este cambio?
En el contexto de la pandemia de Covid-19, se generó en los colaboradores preocupación por la salud de sus familiares y a su vez el no saber que podía suceder con su trabajo, así como incertidumbre por la reducción de operaciones que existieron en esos meses. Afectando directamente la relación de los empleados y el compromiso con la organización.
Estos factores empezaron a afectar la salud mental de los empleados, combinado con un proceso de adaptabilidad al trabajo remoto generaba malestar e inseguridad en las personas.
¿Cuál fue el plan de acción de Recursos Humanos?
Recursos Humanos se enfocó en concientizar a los líderes de equipo sobre la realidad que los empleados estaban atravesando. Es decir, las responsabilidades en el hogar respecto a lo que implicaba el trabajar desde casa, el cuidado de su familia y a su vez sobre el derecho a la desconexión de los empleados. Cumpliendo su jornada de trabajo sin exceder en los horarios respectivos.
El plan se concentró en mantener los canales de comunicación abiertos, con herramientas virtuales, grupos de mensajería, charlas, webinars y la implementación de redes sociales corporativas para mantener una comunicación constante y actualización de nuevas noticias para la empresa.
Otra herramienta implementada con la finalidad de identificar posibles oportunidades de mejora constantes fueron las reuniones de seguimiento y evaluación de objetivos mensuales.
Adicionalmente se realizaron encuestas de bienestar por parte de Talento Humano en función de generar informes personalizados para cada gerente de área. Se hizo esto con el fin de proporcionar información específica de los resultados de sus equipos. Además esta información permitió orientar sus esfuerzos para mejorar el bienestar de sus empleados y por ende el rendimiento del equipo.
¿Cómo manejaron los procedimientos en la base de operaciones?
Al ser un giro de negocio que no se puede realizar de forma remota fue un reto aún más grande. Ya que se debía mantener las operaciones activas por ser uno de los sectores económicos estratégicos para el Ecuador y adicionalmente se debía cuidar de los empleados y evitar la exposición a posibles contagios.
Junto al área de HSE (Health, Security & Environment) se implementaron de forma inmediata planes de bioseguridad para asegurar el bienestar de los colaboradores. Así como pruebas recurrentes para identificar posibles contagios de Covid-19. Otra acción que se tomó fue el cambio de transporte aéreo a transporte terrestre con la finalidad de garantizar la seguridad desde recoger al empleado en su casa hasta dejarlo en la entrada de la base y viceversa.
En función del marco legal, también se pudo extender o reducir las jornadas en la base, de acuerdo a las necesidades de las operaciones. Y de esta manera evitar la entrada y salida constante del personal a sus turnos respectivos. Lo cual benefició a que las tareas más administrativas también las puedan realizar de forma remota como era el caso de reuniones.
¿Qué beneficios han podido observar a raíz de la implementación de home office?
¿Qué indicadores tomaron en cuenta para quedarse con la modalidad de home office?
- El indicador principal es que las operaciones han continuado en estos últimos meses, las conversaciones con clientes se han mantenido de forma virtual y es evidente que se puede seguir trabajando bajo esta modalidad.
- Se pudo observar un cumplimiento de objetivos adecuado en los diferentes departamentos.
- Existe calidad en la ejecución de los procesos en áreas de apoyo.
- La comunicación efectiva entre equipos de trabajo.
¿Qué recomendarías a las empresas que quieren adoptar esta modalidad?
- Socializar los proyectos de bienestar relacionados a la implementación del teletrabajo.
- Actualización constante de las herramientas virtuales que puedan facilitar el trabajo remoto.
- Capacitación a los empleados en el uso de herramientas y nuevos proyectos.
- Capacitación constante a los líderes de equipo para gestionar equipos de trabajo.
Comentario final
Una recomendación adicional a las empresas que quieren optar por esta modalidad es no tenerle miedo al teletrabajo, ya que es una nueva realidad. Esta experiencia nos permitió entender que la implementación del teletrabajo se puede realizar adecuadamente si existe el acompañamiento adecuado y las herramientas necesarias.
Esperamos que este artículo haya sido de tu agrado. En Thinking HR nos interesa saber cual fue el reto más grande que tuvieron en la implementación del teletrabajo en el 2020. Te invitamos a comentar sobre este tema y a compartir tu opinión. Recuerda que también puedes sugerirnos nuevos temas sobre los que quieras que investiguemos.
Co Fundador – Thinking HR
Psicólogo Organizacional especialista en atracción, selección y retención del Talento Humano. Mi búsqueda por adquirir conocimientos y retos profesionales me han permitido entender el comportamiento del mercado laboral y las necesidades de las organizaciones.