Las personas siempre han tenido la necesidad de adaptarse para no dejar de ser productivos en su día a día. Más ahora considerando a la pandemia de Covid-19 como un detonante que produjo diferentes cambios en el entorno laboral. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías, contamos con las herramientas virtuales necesarias para llevar a cabo un trabajo igual o mejor desde casa en comparación al que desarrollábamos desde nuestra oficina todos los días. Realizando con responsabilidad cada uno de los procesos que tenemos a cargo, siendo más organizados al momento de trabajar, en función de optimizar tiempo y recursos.
Existen múltiples herramientas virtuales que permiten a los equipos aumentar su productividad de forma remota y que han ayudado a mantener involucrados a los colaboradores durante el aislamiento social por el cual atraviesan las empresas. Contamos con herramientas gratuitas y otras que incluyen diferentes funcionalidades adicionales por el pago de una suscripción.
A continuación te presentamos algunas de las herramientas virtuales más utilizadas por equipos de trabajo actualmente de acuerdo a su propósito:
Gestión de Proyectos
Existen aplicaciones programadas como un tablero para gestionar tareas. Estas nos permiten delimitar actividades, identificar en qué estado de ejecución se encuentra cada una, definir quién es el responsable de ejecutar cada actividad y en qué tiempo podemos esperar resultados de las mismas. Este tipo de herramientas virtuales, combinadas con metodologías ágiles de trabajo, permitirán reducir errores al momento de ejecutar, con mucha más productividad, siendo más ordenados y definiendo prioridades.
Trello (https://trello.com/)
+ Seguimiento de actividades y tareas
+ Fácil de usar
Es un tablero virtual enfocado en la administración y gestión de proyectos, permitiendo crear diferentes listas por cada tablero y ubicarlos en diferentes fases o categorías, muy útil para realizar un trabajo más organizado y dinámico.
Podemos mencionar como un limitante de la aplicación el diseño, ya que se desarrolló en función de una herramienta para administrar de forma general los proyectos, con opciones muy limitadas en su versión gratuita.
Asana (https://asana.com/es)
+ Organización de tareas
+ Integración de equipos
Asana es una herramienta web desarrollada para optimizar la comunicación y colaboración de equipos al momento de diseñar proyectos y administrar las tareas del mismo. Permitiendo al equipo visualizar desde detalles mínimos hasta procesos más estructurados.
Cabe mencionar que la aplicación puede ser complicada de entender en un inicio, por lo que es necesario que el equipo interactúe con las funcionalidades de la aplicación y se familiarice con estas.
Notion (https://www.notion.so/)
+ Espacios de trabajo
+ Integración de equipos
Es un servicio multiplataforma permitiéndote interactuar en diferentes dispositivos e integrar espacios de trabajo como tableros de tareas, notas, archivos, videos. Por lo cual, permite almacenar toda la información de un proyecto en un solo lugar, haciendo más sencilla la comunicación, así como delegar actividades más complejas. Debemos mencionar que al ser una aplicación con más funcionalidades, su configuración puede implicar cierta dificultad.
Monday (https://monday.com/lang/es/)
+ Comunicación de equipos
+ Productividad
Es una herramienta que permite gestionar proyectos, diseñada para el uso por parte de equipos de trabajo dentro de una misma organización, orientada a poder integrar diferentes aplicaciones dentro de la misma.
La aplicación es ideal si buscas agilidad en tu equipo de trabajo. No obstante podemos señalar como limitante de la aplicación a su corto periodo de prueba gratuita de 14 días; posterior a este periodo de tiempo, es necesario una suscripción de tu equipo por un valor adicional que no es muy alto, pero es necesario cubrirlo si quieres seguir utilizando la aplicación.
Comunicación
Si bien es cierto, no es lo mismo una reunión presencial que una reunión remota, los equipos de trabajo cuentan con herramientas que pueden potencializar la comunicación de un equipo remoto. Siendo este escenario donde juegan un papel crucial las competencias del líder para llevar a cabo una comunicación asertiva, y que la reunión de trabajo sea productiva, llevadera, en un tiempo prudente.
Google Meets (https://meet.google.com/)
+ Multiplataforma
+ Comunicación de equipos
+ Interacción rápida
Es un servicio de videotelefonía desarrollado por el equipo de Google, que te permite crear reuniones sin límite de tiempo entre un máximo de cien personas. Convirtiéndose en una aplicación muy completa por los diferentes tipo de interacción que existen dentro de la videollamada. Sin embargo, una debilidad de la aplicación es que se vuelve complicada de administrar al momento de tener un número considerable de personas conectadas.
Zoom (https://zoom.us/)
+ Fácil de usar
+ Integración de equipos
Es un programa de videollamadas diseñado para poder ser utilizado de forma rápida desde cualquier equipo inteligente y al alcance de todos; sin embargo, su versión gratuita no tiene la misma eficacia de otras herramientas por el límite de tiempo con el que cuenta cada sesión.
Microsoft Teams (https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-teams)
+ Adaptabilidad
+ Seguridad de la información
Se desarrolló pensado en un espacio de trabajo basado en una plataforma unificada de comunicación principalmente por el medio de mensajería instantánea de Office 365. Sin embargo, hoy en día cuenta con la posibilidad de realizar videollamadas colaborativas entre miembros de un equipos de trabajo. Cabe mencionar que, a pesar de no contar realmente con una desventaja considerable, Teams puede saturar el almacenamiento del ordenador. Esto sucede si la memoria no es suficiente para toda la información que puede compartirse con la aplicación. Además para acceder a todas las funcionalidades es necesario la suscripción a su versión pagada.
Slack (https://slack.com/)
+ Mensajería instantánea
+ Entornos de trabajo
+ Comunicación de equipos
Es una herramienta de comunicación mediante mensajería desarrollada para equipos, permitiendo crear grupos de trabajo y generando entornos como si estuviesen en la misma oficina, brindando un nuevo canal de comunicación evitando que se puedan saturar otros medios.
Si bien es cierto, Slack es una herramienta muy útil y dinámica, se vuelve complicada al querer integrar información valiosa con agentes externos al equipo de trabajo, es decir, se necesitaría de otro medio de comunicación para recibir nueva información de otras personas.
Almacenamiento de información.
Aplicaciones que anteriormente no eran muy utilizadas, actualmente se han transformado en las herramientas virtuales indispensables en el día a día de los equipos de trabajo, mismas que permiten generar documentos que pueden ser compartidos y donde pueden interactuar más de un integrante a la vez, identificando los avances en cada uno de los archivos.
La información se puede almacenar automáticamente en la nube, optimizando el tiempo y de esta manera permitiendo realizar un trabajo más colaborativo entre los integrantes de un equipo. Siendo más simple el poder comunicarse entre ellos y delegando las responsabilidades necesarias en la ejecución de cada proceso.
Google Drive (https://www.google.com/intl/es/drive/)
+ Seguridad de la información.
+ Trabajo colaborativo
+ Generar información
Es un servicio de alojamiento de archivos desarrollado por Google. Te permite interactuar con las herramientas necesarias para generar información y poder compartirla entre los miembros de un equipo. Manteniendo la información segura sin correr el riesgo de que esta se pierda, colocando permisos de accesibilidad para editar los archivos de acuerdo a las necesidades de cada proyecto, pudiendo almacenar hasta 15gb. Es importante mencionar que el administrador del archivo debe estar pendiente siempre de generar y guardar una contraseña para proteger el mismo cuando se comparte con más de un editor, lo cual puede volverse molesto en cierto punto.
OneDrive (https://onedrive.live.com/)
+ Seguridad de la información
+ Generación de información
Es un servicio de almacenamiento de archivos creado por Microsoft. Donde te permite alojar y posteriormente compartir todos los archivos que necesites entre tu equipo de trabajo, permitiendo acceder a la información necesaria para el trabajo. Cabe mencionar que la capacidad de almacenamiento es de hasta 5 gb. gratis, lo cual es un limitante ya que es menor, en comparación con otros sitios como Google Drive que tienen una capacidad mayor.
Herramientas de Trabajo Cooperativo
Los equipos cuentan con herramientas complementarias para un trabajo cooperativo que permiten medir la productividad de un equipo en una reunión, promoviendo la colaboración de cada participante, considerando los diferentes escenarios para compartir ideas, elaborar proyectos, compartiendo diferentes perspectivas de forma más innovadora.
Google Docs Editors (https://workspace.google.com/intl/es/products/docs/)
+ Trabajo colaborativo
+ Generación de información
Es una suite de herramientas digitales vinculadas a Google Drive que permiten crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, las cuales se guardan automáticamente. Muy útiles para el trabajo colaborativo ya que se pueden compartir directamente desde cualquier cuenta de correo electrónico de gmail en cualquier dispositivo. El problema de estas herramientas radica en que si existe más de un editor al mismo tiempo en el mismo archivo, es posible que los datos se modifiquen sin darnos cuenta en un primer momento.
Dentro del mismo servicio aparece Google Forms, un software de administración de encuestas, que permite recopilar información a través de diferentes formatos que el usuario puede crear y que al igual que los otros archivos se almacenan en la nube.
Ideaflip (https://ideaflip.com/)
+ Trabajo colaborativo
+ Fácil de usar
+ Comunicación de equipos
Herramienta enfocada a sesiones de brainstorming, para compartir ideas, elaborar proyectos, diseñar procesos, donde cada participante puede colaborar con su perspectiva e ir clarificando las dudas que van surgiendo hasta llegar al resultado esperado. El limitante de esta aplicación radica en si el equipo trabaja o no ordenadamente para que la información que se comparte pueda visualizarse de forma clara al momento de revisar la información ya que permite que todos los participantes editen y coloquen diferentes ideas a la vez.
Mindmeister (https://www.mindmeister.com/)
+ Organización
+ Innovación
+ Generar información
Es una aplicación para creación de mapas mentales que permite a los participantes ir visualizando y aportando con diferentes ideas, utilizado principalmente en el desarrollo de proyectos y procesos para equipos de trabajo. Tiene el objetivo de que la información que se comparte sea de calidad y entendible para todo el equipo. El principal problema de la aplicación es su poco espacio de almacenamiento en su versión gratuita ya que únicamente permite la creación de 3 diagramas y para poder seguir utilizándose debes suscribirte a sus planes de pago.
Todas las aplicaciones cumplen con una misión específica que en conjunto con las competencias adecuadas que debe tener un líder, el equipo pueda reducir la brecha digital existente, pero aquí surge una duda adicional que nos lleva a preguntarnos:
¿Cuáles son las competencias que debe tener un líder al momento de dirigir equipos remotos?
Thinking HR realizó un trabajo investigativo y según el sitio web inc.com, Google ha pasado años estudiando respecto a las competencias o atributos clave que deben tener los gerentes. Las cuales están enfocadas en desarrollar habilidades para influir positivamente en la forma de trabajar. Manteniendo una mentalidad de crecimiento y valores profesionales.
Así mismo, un líder de equipo debe desarrollar inteligencia emocional que le permita reconocer y comprender estados de ánimo propios y de los demás, asumiendo esta transición de colaborador a líder de área en la organización. Con el fin de poder entrenar para un futuro a los miembros de su equipo, con retroalimentación, escucha activa que le permitan generar comentarios positivos y de construcción profesional. Finalmente, es necesario que el líder del área pueda tomar decisiones importantes, basadas en la recopilación de información por varios medios para contar con la coherencia y el conocimiento integral previo de la situación, para asumir una decisión final.
Podemos concluir que la adaptación al entorno laboral es indispensable dentro de las organizaciones, impactando directamente en nuevas formas y metodologías de trabajar. Donde las herramientas virtuales juegan un papel importante con una gran demanda actualmente por su utilidad. Así como diferentes funcionalidades para ayudar a realizar un trabajo ordenado, disminuir los errores de ejecución y lograr enfocar la gestión para mantener un nivel de productividad óptimo en función de alcanzar los objetivos que se esperan del equipo de trabajo.
En Thinking HR comprometidos con proporcionar información de calidad, te compartimos la búsqueda que realizamos de las herramientas virtuales más destacadas actualmente. Ahora, nos interesa saber cuál consideras que es la mejor opción y cuál estás utilizando actualmente con tu equipo de trabajo.
Te invitamos a compartirla en los comentarios.
Co Fundador – Thinking HR
Psicólogo Organizacional especialista en atracción, selección y retención del Talento Humano. Mi búsqueda por adquirir conocimientos y retos profesionales me han permitido entender el comportamiento del mercado laboral y las necesidades de las organizaciones.