Optimiza tu proceso de selección mediante indicadores clave

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Optimiza tu proceso de selección mediante indicadores clave.

Para poder realizar la optimización de cualquier proceso dentro de una empresa, es indispensable tener claros los objetivos clave a los cuales se orientan las mejoras, así como la realidad o punto de inicio. Para lo cual, los indicadores de gestión por procesos o KPIs nos dan una visión clara de la situación de cada proceso. 

Las siglas KPIs hacen referencia a su definición en inglés Key Performance Indicator. Son una serie de métricas diseñadas para consolidar la información sobre eficacia, rendimiento y productividad dentro de un determinado proceso. Y tienen el objetivo de contrastar si la gestión que se realiza está proyectada al cumplimiento que se espera de cada área o equipo de trabajo.

Al hablar del proceso de selección de personal en el área de Talento Humano no es la excepción. Es un proceso que debe realizarse con altos estándares de calidad, los mismos que puedan asegurar que la persona seleccionada sea la adecuada para asumir el rol para el cual se la contrata. Además, que el cumplimiento y buen manejo de este proceso es fundamental ya que asegura una mejor adecuación a la cultura organizacional de los nuevos colaboradores, incrementa la productividad y evita el gasto de un reproceso.

Es así que, para cumplir con los requerimientos necesarios del proceso, es fundamental que existan mediciones orientadas al cumplimiento de objetivos, que aseguren y delimiten el buen trabajo del reclutador. 

Si bien los indicadores pueden manejarse de forma general, para el proceso de reclutamiento y selección se enfocan en mantener un tiempo prudente para realizar el proceso. Presentar candidatos de calidad, es decir, que cumplan con los requisitos de la posición; y que el talento que ha ingresado a la empresa se pueda comprometer, manteniendo un índice de rotación bajo.

 

Duración del proceso de selección.

Es el tiempo en el cual el reclutador debe asegurar cubrir la vacante. Es decir, el tiempo que transcurre desde haber recibido el requerimiento por parte del cliente interno o externo hasta que el nuevo colaborador esté en proceso de inducción dentro de la compañía.

Este indicador se enfoca en validar si el tiempo que dedica el reclutador a cada etapa del proceso es la adecuada y si el cliente ha recibido la información de los candidatos en el tiempo estimado, lo cual demuestra la eficiencia en la labor del proceso de selección.

Sin embargo, hay que aclarar que el proceso estará sujeto a modificaciones en función del perfil requerido.  Así también, el reclutador debe cubrir con algunas actividades las cuales demandan un mayor tiempo que otras, como el revisar las hojas de vida de los candidatos, la programación de entrevistas o el levantamiento de referencias laborales, para mencionar algunas que requieren mayor atención. 

Recomendaciones:
  • Se recomienda a los reclutadores mantener reuniones periódicas para realizar una programación en base a las vacantes que debe cubrir, identificando prioridades como: tiempos de entrega o requerimientos con mayor dificultad.
  • En la publicación realizada por el reclutador se puede solicitar a los candidatos que al enviar su hoja de vida, coloquen en el asunto del correo el cargo para el cual aplican, esto beneficiará en la organización del proceso.
  • Manejar un formulario estándar que permita recopilar la información de todos los candidatos independientemente del proceso al cual aplicaron.
  • Si la empresa cuenta con los recursos necesarios, se puede optar por realizar evaluaciones grupales como assessments que permitan optimizar tiempo al momento de evaluar candidatos para una misma posición.
  • Como un tip si se encuentran en búsqueda de empleo, según el estudio realizado por The laddders, los reclutadores destinan únicamente de 6 a 7 segundos para validar si tu perfil cumple con los requerimientos para avanzar en el proceso de selección, por lo que, es necesario optimizar el perfil para que sea lo más conciso posible.
Calidad del proceso de Selección.

Este KPI, hace mención a la satisfacción del cliente interno en base a los candidatos que recibió durante el proceso de selección, es decir, acá se puede validar si el reclutador proporcionó candidatos que cubran con las necesidades de la vacante, en perfil duro como experiencia, formación académica, conocimientos específicos. Y a su vez proporcionar un análisis fiable de las competencias de la persona lo cual puede asegurar su adaptación al ritmo de trabajo, cultura organizacional, desarrollo dentro de la empresa.

Este indicador se puede determinar en función de los perfiles con los que el reclutador ha ido avanzando en el proceso desde el filtro, el número de candidatos que avanzaron a una siguiente etapa de evaluación, entrevistas, validación de referencias y finalmente los candidatos presentados como finalistas.

Recomendaciones:
  • El reclutador debe analizar el requerimiento que recibe previo a empezar con la convocatoria de candidatos. Identificar cuales son las necesidades del perfil y los requerimientos del área. Por lo que es aconsejable que pueda mantener una reunión breve con el cliente para el levantamiento del perfil lo cual permitirá definir claramente el perfil, solventar inquietudes y aclarar conocimientos técnicos específicos en el caso de ser requeridos.
  • Se debe mantener una comunicación constante con el área requirente de la vacante, que asegure una retroalimentación de los perfiles presentados, lo cual puede permitir realizar cambios mientras el proceso está en marcha y así evitar un reproceso al final.
Índice de rotación.

Este indicador contrasta el número de ingresos de nuevos talentos a la organización con el número de egresos sobre el número de empleados total en un tiempo determinado.

A pesar de ser un KPI que se calcula en función de estos valores, se lo considera como uno de los más importantes y que arroja información valiosa para todos los subsistemas del área. Ya que al tener este valor identificado, es el punto de partida para analizar la motivación de los empleados, el compromiso con la organización, el nivel de satisfacción y  las oportunidades de mejora.

Por lo que, es necesario que este porcentaje de rotación esté estandarizado. Según Adecco es aconsejable un valor inferior al 5% por lo que es necesario validar el motivo de salida del personal.

Recomendaciones:
  • Implementar entrevistas o encuestas de salida para cada colaborador, que permitan profundizar en los motivos de su desvinculación de la empresa.
  • Realizar evaluaciones de clima laboral que permitan al área de Recursos Humanos conocer si sus empleados se sienten a gusto en la compañía e identificar oportunidades de mejora que los mismos colaboradores puedan sugerir.
  • Desarrollar proyectos de engagement y socializarlos con todos los empleados para garantizar su compromiso con la empresa.
  • Realizar reuniones de seguimiento continuas tanto a los colaboradores nuevos como a los empleados que ya van algún tiempo en la empresa lo que fomentará la comunicación interna, manteniendo canales de comunicación que den apertura a los colaboradores de manifestar sus inquietudes o problemáticas; lo cual le dará ventaja a Talento Humano para velar por el bienestar de sus colaboradores.

En Thinking HR consideramos que el reclutador debe obtener un feedback por parte de sus candidatos. Por lo que en base a la investigación que se realizó, aconsejamos obtener esta retroalimentación de los nuevos ingresos, los cuales pueden proporcionar información fiable de la gestión del reclutador en cuanto al relacionamiento directo con los aspirantes.

Nos interesa conocer tu opinión, cuéntanos ¿De qué proceso dentro del área de Recursos Humanos te gustaría conocer los indicadores que se han implementado actualmente?, déjanos saber en los comentarios. 

Esperamos que este artículo haya sido de tu ayuda. Te invitamos a comentar sobre este tema y que compartas tu opinión en nuestras redes sociales. Recuerda que también puedes sugerir nuevos temas sobre los cuales quieres que investiguemos.

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